Что такое ERP-система простыми словами: как работает и кому нужна

Коротко. ERP-система (Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) - это одна программа с общей базой, в которой работают продажи, закупки, склад, производство, деньги и персонал. Заказ вводят один раз, и его сразу видят склад, цех, бухгалтерия и директор. ERP нужна, когда компания выросла из Excel и нескольких несвязанных программ: остатки не сходятся, прибыль по заказу считают вручную, а директор узнает о проблеме в конце месяца. Лучше всего работает ERP, сделанная под порядок работы конкретной компании: у Cloudplus своя ERP стоит от 20 млн сум один раз, без платы за пользователей.

Что такое ERP-система простыми словами

Представьте компанию, где менеджеры принимают заказы в Excel или CRM, склад ведет остатки в своей программе, бухгалтер - в 1С, а начальник цеха - в тетради. Каждый отдел прав в своих цифрах, но общая картина собирается вручную, с опозданием и ошибками. Директор спрашивает «сколько мы заработали на этом заказе?», и ответ готовят два дня.

ERP заменяет этот набор одной системой. В ней одна база данных: один справочник товаров, клиентов и поставщиков, одни остатки, одни цены. Каждый сотрудник видит свою часть: менеджер - заказы и долги клиентов, кладовщик - приход и отгрузку, мастер - задания цеху, директор - прибыль и деньги. Но все работают с одними и теми же данными.

Расшифровка ERP - Enterprise Resource Planning, по-русски «планирование ресурсов предприятия». Ресурсы здесь - это товар, сырье, деньги, люди и оборудование. По-узбекски говорят «ERP tizimi».

Как работает ERP: путь одного заказа

Лучше всего ERP понятна на примере. Допустим, оптово-производственная компания получает заказ на 500 единиц продукции:

1. Заказ. Менеджер вводит заказ. Программа сразу показывает цену для этого клиента, его долг и лимит.
2. Резерв. На складе 300 единиц, программа резервирует их под заказ, чтобы их не продали другому клиенту.
3. Производство. Недостающие 200 единиц уходят заданием в цех. Программа по техкарте считает, сколько сырья нужно, и видит, что одного компонента не хватает.
4. Закупка. Создается заявка поставщику на недостающее сырье. Отдел закупок видит ее у себя, а не в мессенджере.
5. Выпуск. Цех отмечает выпуск, сырье списывается, готовая продукция приходует на склад.
6. Отгрузка и документы. Склад отгружает 500 единиц, программа формирует накладную и счет-фактуру. Через интеграцию с Didox счет-фактура уходит клиенту в электронном виде.
7. Оплата и прибыль. Оплата закрывает долг клиента. Директор видит выручку, себестоимость и прибыль именно по этому заказу.

Без ERP каждый из семи шагов - это отдельная программа, звонок или сообщение. С ERP данные вводятся один раз, а остальные отделы получают их автоматически.

Из каких модулей состоит ERP-система

Модуль - это раздел программы для одного участка работы. Набор зависит от бизнеса: магазину не нужно производство, а цеху не нужна касса. Основные модули:

• Продажи и клиенты. Заказы, цены и скидки по клиентам, долги, лимиты, торговые агенты. Часть ERP, которая пересекается с CRM.
• Закупки. Заявки поставщикам, сроки поставки, долги перед поставщиками.
• Склад. Приход, отгрузка, перемещения между складами, резервы, инвентаризация, остатки онлайн.
• Производство. Техкарты, задания цеху, этапы, списание сырья, себестоимость, сдельная оплата.
• Деньги. Кассы и счета, движение денег, платежный календарь, прибыль по направлениям.
• Персонал. Учет рабочего времени, премии от продаж, сдельная зарплата.
• Отчеты для руководителя. Прибыль, маржа, оборачиваемость, долги на одном экране.
• Интеграции. 1С, Didox, Payme и Click, сайт, Telegram-бот, телефония.

Компания не обязана запускать все модули сразу. Обычно начинают с участка, где больнее всего, например склада и продаж, и добавляют остальные по мере роста.

Чем ERP отличается от CRM, 1С:Бухгалтерии и складской программы

Эти программы часто путают. Разница - в том, какую часть работы компании они охватывают и на какой вопрос отвечают.

CRM заканчивается на оплате сделки, складская программа - на отгрузке, бухгалтерия смотрит назад и считает налоги. ERP объединяет эти участки и отвечает на вопросы владельца. Подробнее о CRM - в статье о CRM-системах. Бухгалтерию при этом не обязательно переносить: своя ERP связывается с 1С, и бухгалтер продолжает работать в привычной программе. Cloudplus продает и настраивает 1С, поэтому связку делаем с обеих сторон.

Кому нужна ERP: 7 признаков

Если про вашу компанию верны три пункта и больше, ERP окупится быстрее, чем кажется:

1. Данные живут в трех и больше программах и таблицах, и их сводят вручную.
2. Остатки в программе не совпадают с тем, что лежит на складе.
3. Прибыль по заказу, клиенту или товару считают в Excel несколько дней.
4. Менеджер обещает клиенту товар, который уже продан другому.
5. Себестоимость продукции известна «примерно».
6. Деньги на счету и прибыль в отчете не сходятся, и никто не может объяснить почему.
7. Директор узнает о проблемах в конце месяца, а не в тот день, когда они появились.

Чаще всего ERP нужна оптовой торговле и дистрибуции, производству, компаниям с несколькими складами или точками и группам компаний, где нужно видеть все бизнесы вместе.

Своя ERP или готовая: почему своя лучше

ERP-система бывает готовой, когда покупают лицензию или подписку на чужую программу и настраивают ее, и своей, когда систему делают под порядок работы компании. Мы считаем, что для большинства компаний в Узбекистане своя ERP выгоднее. Шесть причин:

1. Работает по вашим правилам. Цены, скидки, премии, себестоимость и согласования считаются так, как принято у вас, а не так, как заложил разработчик готовой программы.
2. Нет платы за пользователей. Новых сотрудников добавляете без доплаты, сколько бы их ни стало.
3. Программа и исходный код ваши. Вы не зависите от цен и решений чужого вендора.
4. Только нужные разделы. Сотрудники не путаются в десятках меню, которыми никто не пользуется, поэтому обучение занимает дни, а не месяцы.
5. Связь с местными сервисами. 1С, Didox, Payme, Click, Telegram подключаются под ваш процесс.
6. Фиксированные сумма и срок. У Cloudplus они записаны в договоре до начала работ, а первая рабочая версия появляется через 14 дней.

Подробное сравнение своей ERP с системами, которые продают в Узбекистане, с ценами по официальным сайтам - в обзоре ERP-систем. Общий разбор, когда что выгоднее, - в статье купить или разработать.

Как внедряют ERP: по шагам

1. Разбор процесса. Как идет заказ от звонка клиента до оплаты, кто что вводит, где теряются данные. У Cloudplus разбор бесплатный.
2. Состав первой версии. Выбираем участки, с которых начать, и фиксируем объем, сумму и срок в договоре.
3. Перенос данных. Справочники товаров и клиентов, остатки, долги из Excel, 1С или старой программы.
4. Рабочая версия. Через 14 дней сотрудники работают в программе на своих данных и говорят, что поправить.
5. Сдача и обучение. Проект сдаем на 21-28-й день, сотрудников обучаем на их же задачах.
6. Развитие. Новые модули добавляются по мере роста, каждый считается отдельно и заранее.

Сколько стоит ERP-система

У Cloudplus своя ERP стоит от 20 млн сум. Платите один раз, платы за пользователей нет, исходный код переходит вам. Итоговая сумма зависит от числа модулей, складов и точек, интеграций и объема переноса данных и фиксируется в договоре.

Пример с условными цифрами. Допустим, готовая система стоит 250 000 сум в месяц за пользователя, в ней работают 20 сотрудников. Это 5 млн сум в месяц, 60 млн в год и 180 млн за три года, плюс внедрение и доработки. Своя ERP оплачивается один раз, а новые сотрудники не увеличивают платеж. Цены на остальные услуги - в статье сколько стоит разработка.

Типичные ошибки при внедрении ERP

1. Покупать систему «на вырост» со всеми модулями сразу. Половиной разделов никто не пользуется, а платите за все.
2. Подстраивать бизнес под программу. Если процесс, который приносит деньги, приходится ломать под шаблон, это неправильная программа.
3. Не назначить ответственного со стороны компании. Без человека, который принимает решения по процессу, внедрение растягивается.
4. Переносить в новую систему старый беспорядок. Перед переносом справочники чистят: дубли товаров и клиентов, старые цены.
5. Не считать стоимость за три года. Подписка, доплата за пользователей, модули и доработки за несколько лет часто дороже своей программы.

Частые вопросы

Что такое ERP простыми словами?

Это одна программа с общей базой, в которой работают продажи, закупки, склад, производство, деньги и персонал. Данные вводятся один раз, и каждый отдел видит их у себя, а директор видит всю компанию на одном экране.

Как расшифровывается ERP?

Enterprise Resource Planning - планирование ресурсов предприятия. Ресурсы - это товар, сырье, деньги, люди и оборудование. По-узбекски говорят ERP tizimi.

Чем ERP отличается от CRM?

CRM ведет заявки, сделки и продажи и заканчивается на оплате. ERP охватывает всю компанию: продажи, закупки, склад, производство и деньги. Хорошая ERP включает функции CRM, поэтому две программы не нужны.

Можно ли оставить 1С, если внедряем ERP?

Да. Своя ERP от Cloudplus связывается с 1С: бухгалтер продолжает работать в 1С, а продажи, склад и производство ведутся в ERP. Данные между программами передаются автоматически.

Сколько стоит ERP-система?

У Cloudplus своя ERP стоит от 20 млн сум один раз, без платы за пользователей, исходный код переходит вам. Сумма зависит от модулей, складов и интеграций и фиксируется в договоре до начала работ.

Сколько времени занимает внедрение ERP?

У Cloudplus первая рабочая версия на ваших данных появляется через 14 дней, проект сдается на 21-28-й день. Срок фиксируется в договоре. Новые модули добавляются потом, по мере роста.

Почему своя ERP лучше готовой?

Своя ERP работает по правилам вашей компании, в ней нет платы за пользователей, а программа и код принадлежат вам. В ней только нужные разделы, поэтому сотрудники быстрее начинают работать, а связь с 1С, Didox, Payme и Click делается под ваш процесс.