Брони, номера, гости, уборка и деньги в одной программе. Администратор видит все номера и даты на одном экране, а владелец знает загрузку и выручку за каждый день.
Три частых случая и то, что меняется со своей программой.
Гостиница продает номер на дату. Из брони вырастает все остальное: заселение, счет гостя, уборка после выезда, загрузка и выручка. Пока брони пишут в тетрадь или в таблицу, а оплаты отмечают отдельно, свести это вместе можно только вручную, и ошибка всплывает тогда, когда гость уже стоит у стойки.
Поэтому программа для гостиницы начинается с брони и шахматки номеров. Администратор видит свободные номера и заселяет гостя за пару минут, горничная отмечает уборку с телефона, а владелец в любой момент смотрит, сколько номеров занято и сколько денег пришло. Бухгалтерия остается в 1С, обмен мы настраиваем.
Такую программу называют по-разному: CRM для гостиницы, программа для администратора гостиницы, система управления отелем, программа для бронирования номеров в отеле. По сути это автоматизация гостиницы: один учет броней, номеров, гостей и денег вместо тетради и таблиц.
Шахматка показывает все номера по дням: кто живет, кто заезжает, кто выезжает и что свободно. Бронь создается прямо на ней: гость, даты, номер, тариф и предоплата. Перенести бронь на другие даты или в другой номер можно в два действия.
Программа сама проверяет пересечения, поэтому двойная бронь не появится. Неподтвержденные брони без предоплаты видны отдельно, и номер не стоит пустым из-за гостя, который так и не приехал.
При заселении администратор открывает бронь, вносит данные документа гостя, принимает оплату и отмечает заезд. Анкета гостя и счет печатаются в ваших формах, набирать их заново не нужно.
Утром программа показывает список на день: кто заезжает, кто выезжает, у кого заканчивается оплаченный срок. Продление, переселение и ранний выезд меняют счет сами. Смена передается по записи: что принято, что в кассе и что осталось сделать.
После выезда номер сам попадает в список на уборку. Горничная видит свои номера в телефоне и отмечает, когда номер готов. Администратор видит это на шахматке и не заселяет гостя в неубранный номер.
Поломки записываются на номер: что сломалось, кто чинит и к какому сроку. Номер на ремонте закрыт для бронирования на эти дни, а по каждому номеру остается история уборок и ремонтов.
Цены задаются по вашим правилам: по категории номера, сезону, дню недели, числу гостей и длине проживания. Отдельно можно вести договорные цены для компаний и турфирм, которые селят у вас своих людей.
На счет гостя ложатся проживание, завтраки, трансфер, прачечная и другие услуги. Видно, что оплачено наличными, картой или переводом и какой остался долг. Оплату через Payme и Click подключаем по желанию.
По каждому гостю ведется карточка: когда приезжал, в каких номерах жил, сколько потратил, какие были пожелания и замечания. Когда постоянный гость звонит снова, администратор видит это с первой минуты.
Программа лояльности в отеле настраивается под вас: скидка постоянным гостям, накопление за ночи, особые условия для компаний. Гостям можно напомнить о себе перед сезоном или праздниками.
Подробнее про CRM →Если нужно создать сайт для гостиницы, мы делаем его вместе с программой. Гость выбирает даты и видит свободные номера с ценами, а его бронь сразу появляется в шахматке.
То же можно сделать в боте Telegram: гость оставляет заявку на бронь, получает подтверждение и напоминание перед заездом. Администратору не нужно переносить заявки из чата руками.
Подробнее про сайт компании →Загрузка по дням и месяцам, выручка по номерам и категориям, средняя цена ночи, долги гостей и компаний. Видно, откуда приходят брони: с сайта, по звонку, от турфирм или от постоянных гостей.
Расходы гостиницы можно вести здесь же: зарплата, коммунальные платежи, стирка, закупки. Тогда владелец видит прибыль, а отчеты строятся из тех же данных, что вносят администраторы.
Подробнее про управленческий учет →Гость, даты, номер и тариф записаны в шахматку.
Предоплата внесена, бронь закреплена за номером.
Администратор вносит данные гостя и отмечает заезд.
Услуги и продления ложатся на счет гостя.
Гость оплачивает остаток и получает счет.
Горничная отмечает готовность, номер снова свободен.
Список не окончательный: программу делаем под вас. Что в нее войдет, решаете вы, а мы подскажем, что стоит добавить и с чего начать.
Гость, даты, номер, тариф, предоплата.
Все номера по дням на одном экране.
Данные гостя, заезд, выезд, продление.
Состояние номера, задания горничным, ремонт.
Счет гостя, услуги, долги, касса смены.
История приездов, пожелания, скидки.
| Тетрадь и Excel | Готовая программа | Своя программа | |
|---|---|---|---|
| Шахматка номеров | рисуют от руки | одна для всех гостиниц | под ваши номера и корпуса |
| Двойные брони | случаются | зависит от программы | программа не даст |
| Свои тарифы и скидки | считают вручную | в пределах программы | как у вас |
| Убран ли номер | звонить на этаж | зависит от программы | видно на шахматке |
| Счет гостя и услуги | собирают по запискам | по шаблону программы | все начисления в счете |
| Чья программа и данные | ваши, но на бумаге и в файлах | сервиса | ваши, вместе с кодом |
Своя программа для гостиницы почти всегда лучше готовой. Готовое решение делают для всех сразу, поэтому полностью оно не подходит никому: чего-то не хватает, что-то мешает, а поменять его под себя сложно, долго и дорого, и обратиться с этим часто не к кому. Свою собирают под ваши номера, тарифы и порядок заселения и меняют вместе с гостиницей.
Любой гостинице: от гостевого дома на несколько номеров до отеля с несколькими корпусами. Разница только в наборе функций, и мы собираем ровно те, что нужны вам.
Шахматка, заселение, уборка, счета гостей и отчеты.
Брони и оплаты без тетради, даже если администратор один.
Учет по койко-местам, а не только по комнатам.
Домики и корпуса, питание, процедуры и путевки в одном счете.
Квартиры по разным адресам, ключи, уборка и расчеты с хозяевами.
Общая база гостей и отчет по каждой гостинице отдельно.
Тот же подход: разбираем процесс и собираем программу под него.
Сумму называем после разбора, до начала работ.
Бронирование номеров, заселение и выезд, оплаты и база гостей.
Плюс уборка, услуги, тарифы, программа лояльности и отчеты.
Несколько объектов, общая база гостей и отчет по каждому.
Сколько номеров, корпусов и типов размещения.
Гостиница, хостел или оба варианта сразу.
Сезоны, выходные, договорные цены для компаний.
Звонки, сайт, Telegram, турфирмы.
Нужны ли задания горничным и учет поломок.
Завтраки, трансфер, прачечная, сауна, зал.
Скидки, накопления и рассылки или только история.
Нужна ли бронь с сайта и из Telegram.
По загрузке, выручке, номерам и источникам броней.
Собираем вместе с вами: вы видите каждую правку и говорите, что неудобно.
На созвоне обсуждаем, как работает бизнес.
Показываем, как будет выглядеть программа. Вы правите на любом этапе.
Работаете в программе на своих данных и говорите, что неудобно.
Сотрудники работают в программе, мы на связи.
От 10 млн сум. Сумма зависит от числа номеров, от тарифов и от того, какие разделы нужны сразу: только брони и шахматка или еще уборка, услуги, программа лояльности и сайт. Сумму и срок называем после разбора вашей работы, до начала работ.
Типовые программы сделаны для всех гостиниц сразу, и каждое отступление от них - отдельная доработка. Свою мы собираем под ваши номера, тарифы и порядок заселения. Бухгалтерия при этом остается в 1С, обмен мы настраиваем.
Это часть программы, где ведутся гости: кто приезжал, когда, в каком номере жил и сколько потратил. В своей программе CRM связана с бронями: администратор сразу видит постоянного гостя, его скидку и пожелания.
Да. Двойная бронь и забытая оплата случаются и при пяти номерах. Маленькой гостинице нужен короткий набор: шахматка, брони и оплаты. Остальное добавляется, когда номеров становится больше.
Да. В хостеле учет ведется по койко-местам: в одной комнате живут разные гости с разными датами и оплатами. Шахматка показывает каждое место отдельно.
Да. Правила задаете вы: скидка с определенного приезда, накопление за ночи, особые цены для компаний. Программа сама применяет их при бронировании.
Да. Сайт показывает свободные номера и цены из программы, а бронь гостя попадает в шахматку. Сайт можно заказать вместе с программой или подключить позже.
На русском, узбекском и английском.
В рабочее время в течение 10 минут.
На созвоне выясняем, как у вас идут брони, заселение, уборка и расчеты с гостями.
До начала работ.
Задачи, которые обычно решают следом.
Ответим в течение 10 минут.